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ERP噩夢終結者
來源:北京赛车pk10最准计划 時間:2019年09月13日 瀏覽:0

ERP系統的核心功能涵蓋了會計和財務、人力資源、銷售管理、供應鏈管理、客戶關系管理等多個方面,所以被視為企業的心臟、大腦和脊柱。因此,ERP系統的選擇和實施是一項重要甚至有點冒險的事業。技術咨詢機構Panorama Consulting Solutions的一項調查顯示,2013年ERP項目平均花費280萬美元,54%的項目費用超出預算,平均建設耗時16個月。

很多使用者反映,ERP系統的實施可能是一場噩夢,獲得預期收益不是那么容易實現的。Panorama Consulting Solutions發布的2014年度報告證實了這一觀點。

無法準確預測的成本

Panorama在針對172家跨國公司進行的一項調查中發現,只有35%的受訪者表示近年來ERP 的實施能在預算內完成;而34%的受訪者反映他們實施ERP的費用超出預算至少26%?!按蠖嗍斕紀哦游薹ㄗ既吩げ釫RP投資的總體擁有成本?!?/p>

而對于實施ERP項目費用超出預算的原因,25%的受訪者指出,那是因為項目的范圍較之前的計劃有所擴大;17%的受訪者認為存在一些“意料之外的技術或組織問題”。

在建設時間上,調查發現了類似的結果:只有39%的受訪者反映如期或提前完成ERP的建設;而34%的受訪者表示建設時間比計劃時間至少超出26%。另有47%至55%的受訪者認為造成項目延遲的因素包括組織問題、范圍擴大、技術問題和資源約束等因素。

49%的受訪者認為他們的ERP系統帶來的效益不及預期的一半?!捌笠低ǔOM檔徒ㄉ璩殺競圖跎俳ㄉ杷枋奔?,而忽視快速、低價建設系統還涉及對業務案例等其他關鍵的測量?!?/p>

有一些公司依然可以實現某些預期收益?!案菸頤塹木?,增進組織互動、提高信息的可用性這些效果很容易在短時間內實現,但諸如提高生產力或改進數據的可靠性等需要更長的時間來實現?!盤anorama公司表示。

調查顯示,ERP前期投入資金平均需要25個月時間可以收回。不過投資回收期正變得越來越短:根據Panorama進行的年度調查,投資回收期已經連續第三年下降,平均累計下降22%。

鑒于此,很多企業的CFO會參與到ERP軟件的選擇中?!霸諳壑?,我們接觸更多的是CFO,而不是CIO?!敝屑妒諧RP解決方案提供商Navigator Business Solutions總裁Grant Fraser說。

中型企業的CFO有很多ERP系統供其選擇。資深中級市場提供商Epicor Sage和Syspro都擁有大量的中型企業客戶(通常指企業年收入1000萬美元至10億美元之間的企業)。而隨著財富1000強企業市場日益飽和,SAP、Oracle和微軟這類ERP巨頭也加入了中級市場競爭中,大規模投入研發和擴大ERP的功能廣度。云計算服務供應商如NetSuite可以在某種程度上提供云功能,從而擺脫傳統的內部軟件模型的束縛。

那么,CFO們如何為企業選擇正確、適用的ERP系統?本文提供下面的指導方針。先列出10個領先的供應商提供的中級市場ERP系統產品信息,然后在Tips中列出“演示腳本”,讓供應商來證明其軟件如何滿足公司的需求。

需要注意的是,這里列出的所有供應商都可以提供廣泛的會計和財務功能,包括多種稅務和多貨幣功能。而總賬、應收/應付賬款、現金管理、信貸及收款、固定資產等功能已經成為ERP中級市場上競爭的籌碼。

重視缺口

在開始采購之前,企業首先要了解當前系統運作的優缺點。ERP咨詢公司CFO Advisory Services資深總監Chuck建議項目團隊對缺口進行分析,明確公司需要新系統來實現什么目標。例如,這些目標可能包括節約成本、提高流程效率、加快庫存周轉或適應海外擴張的能力等。

經過這樣的分析就會生成一個“必備”功能清單。例如,物流供應商需要運輸優化;而另一家銷售力量較為分散的企業需要移動設備界面能夠在平板電腦上下訂單;第三家公司業務擴張到中國,需要能處理多種貨幣和多種稅務功能的本地化解決方案。

制定明確、清晰的選擇標準,即能夠同時降低成本和風險。根據Panorama調查發現,91%的企業認為即使一般的ERP產品能滿足其要求的所有功能,仍需要一定個性化的ERP來滿足某些基本的業務需求。

但是,不可能有100%滿足企業所有需求的ERP系統?!罷業僥藶?0%的需求就可以了?!盠angenhop建議,“從0開始構建解決方案和從基本符合80%需求的基礎上逐漸調整這兩種選擇之間有巨大差別?!比綣┯ι棠芴峁┛⑷嗽憊ぞ甙?,而企業員工又具有足夠的IT資源,就可以對現有版本進行優化,而無需等待下一代版本。

為了彌補功能上的不足,中級市場ERP廠商與系統的實施者、經銷商及應用伙伴結成了牢固的合作伙伴關系。這些第三方共同開發客戶需要的應用程序,如自動交易監控或企業資產管理等。在這種情況下。CFO應該向供應商了解,哪個合作伙伴能提供自己需要的應用程序,該供應商及產品是否經過認證,以及有沒有其他的使用案例可以參考。

自動化

日常財務功能自動化帶來的改進是可以衡量的,例如消除手工對賬,或縮短月結天數。有的中級市場ERP系統包含一個自動化工具集。Unit4提供的Agresso Workflow能夠使用戶直觀地定義規則和流程(如請購單和發票等),并執行審批等流程。Syspro的工具集包括過程建模、工作流和消息傳送,將關鍵事件通過電子郵件或其他通訊通知到關鍵的人。Unit4和Syspro的工具集都能使企業用戶在無需IT人員參與下創建流程并使其自動化。這種自動化也應該在產品展示的環節中得以展示。

軟件即服務(SaaS)ERP供應商NetSuite saas 在產品中加入了類似方便用戶使用的功能。COO Jim McGeever說,“我們的平臺和產品建立的初衷都是為了讓CFO和業務分析師這類不太了解技術的普通人通過簡單的點擊就可以獲得定制化服務?!盡cGeever補充道,尤其是SaaS模型允許用戶對軟件功能進行自定義,而不用擔心升級已有的定制化不可用。

這也是在選擇軟件時需要明確提出的要求:基本的功能可以定制,并且在系統升級時這些定制化功能可以直接遷移。

商業智能

所有的中級市場ERP提供商都可以提供商業智能和數據挖掘功能。但企業在采購前需要確認該系統生成的數據與自己的企業和業務相關性強、工具使用便利而且容易配置。這也是在采購前要求廠商演示的必要性之一。

治理、風險及合規管理能力

在某些受嚴格管制的行業,如醫療設備、跨國公司和有嚴格立法制約的行業,對企業治理、風險及合規性的要求都是企業實施ERP系統的強大驅動力。

其實,不止SAP和Oracle等一級供應商可以提供GRC解決方案,中級市場供應商Epicor和Sage也可以提供GRC解決方案。例如,Epicor的GRC軟件可以提供符合國際會計準則、國際財務報告準則,甚至像歐盟報廢電子電氣設備指令等細分標準的解決方案。

此外,還需要對某些特定標準進行差距分析。如果一家美國企業正在進行全球擴張,那么供應商提供的合規解決方案必須要符合《海外反腐敗法》,或當地的標準,以及供應商能否跟上相關法規發展步伐、更新軟件補丁或自動升級軟件。

混合云

CFO們偏愛云計算主要有三大原因,恩富公司行業和解決方案策略總監Mark Humphlett解釋說,“這三大重要因素分別為快速交付、操作靈活和成本節約?!逼笠低ǔR丫怨芾砣瞬?、費用和客戶關系云系統做了長期部署,“有了ERP云產品就有信心通過ERP云服務快速實現業務流程的轉換和更新?!?/p>

Panorama Consulting 2014年的調查報告發現,通過云服務可以為企業節約相當可觀的一部分成本。46%的公司稱云服務為自己的公司節約了至少41%的成本。但咨詢公司同時發現了企業對云服務使用有所謹慎,新采用云計算或saas ERP系統的企業數量占比從2013年的26%下降到2014年的15%。約30%的企業擔心存在“安全漏洞風險”。Panorama總裁Eric Kimberling認為這是一種誤解。

“這些供應商的全部業務就是提供SaaS或托管解決方案?!盞imberling解釋說。這些方案不僅對于增強安全有“經濟激勵”,而且就無故障運行時間而言,他們的能力超越了任何IT部門。

大多數基于云計算的中級市場ERP用戶都會采取一種混合模式,將內部ERP系統和基于云的存儲平臺相結合,進行選擇性使用。但Forrester研究公司從實例中發現,即使有內部ERP作為支撐,SaaS仍然具有不可替代的經濟優越性,因為它的速度更快、敏捷性更高以及成本和風險的壁壘較低。

ERP的消費化

ERP系統不再局限于少數的精英人士使用,在任何一家企業,任何人都應該可以用它來改善績效。逐漸地,這就發展成為一種“消費化”——類似于網絡、社會、消費者和移動技術的使用?!拔頤竅M扛鋈碩寄芡ü褂肗etSuite的ERP系統來影響企業的經營結果?!?/p>

移動ERP接口正在快速成為行業標準。如SYSPRO 7已經加入了一個不需要設備支持的移動平臺,支持包括ipad、iphone和Android手機在內的任何移動設備。

大多數現代應用程序都具備一定的社交能力——成為內部溝通和與客戶合作的工具。Epicor的全面社交化交互系統就是一個社交平臺,使企業的ERP向每個成員開放。這樣,員工就可以第一時間獲得重要信息。

中級市場的最后一個價值主張是,解決方案通常由銷售商或其增值經銷商來銷售,銷售商在銷售時會弱化搭建成本和風險?!耙話憷此?中級市場提供商會提供端到端的服務,所以能夠很好地完成銷售和服務工作?!盨yspro美國總裁Joey Benadretti說。她還指出,安裝啟用需要三至九個月的時間。一些中級市場供應商會將成本和預算超支的風險進行合理分配,例如Sage會提供固定的安裝價格和退款保證。

十大易發失誤

ERP軟件實施失敗通常是由大事件中隱藏的各種微小、看似無關的細節導致的。這會為企業的勞動力成本、延誤、停工、生產率和設備等多方面帶來損失,此外還有高管層的形象和信譽,并損害貴公司的品牌誠信度。那么,ERP在實施過程中有哪些失誤呢?

ERP軟件是一個完整的技術解決方案,無縫連接整個生產、庫存、財務、質量保證、合規、銷售等等環節,使實時、關鍵的業務功能和信息變得可見。數據的收集、存儲、管理和解釋都在一個集中的數據庫中進行,集成的商業智能為數據的分析和可視化及加快報告發布提供了強大的方法支撐,最終提高了生產效率和盈利能力。ERP的成功實施離不開嚴密的計劃、詳細的預算以及對結果的預期。

1.缺少支持

CEO應該鼓勵高層管理人員和決策者站到指揮崗位上,擔任企業溝通的“橋梁”,使全公司都認識到這一任務的重要性,所有的人務必同舟共濟。每個員工都應該清楚實施ERP的目標并了解時間表。

2.需求評估不足

如果企業對自身優勢、能力和缺陷認識不足,如何才能正確地確定ERP需求并制定相應的目標呢?首先,公司應該對運營進行詳細的評估,并聽取所有利益相關者的意見?!八?全面評估是非常必要的,記錄下最關鍵的需求。該公司還需要了解ERP系統完全按要求完成的重要性。鑒于未來存在一定的不確定性,因此ERP供應商應該確保系統具有較大的靈活性。清楚了解企業要求和最適合企業的ERP解決方案的類型是企業決策的關鍵。

3.總體規劃不足

由企業內部熟悉生產過程的員工組成一個內部項目團隊,其中要有人具備技術背景,如果具有ERP實施經驗的就更好。該團隊應該專注于變革管理和明確智能(具體的、可衡量的、可實現的、現實的和及時的)目標。如果你的團隊關鍵領域存在不足,可考慮聘請外部顧問。然后,設置項目優先級。企業必須給予團隊一定的授權。

4.數據遷移計劃缺失

數據是無價的,這就是ERP軟件的重要性。所以,提前設定好程序和保障措施,以防數據不可用、損壞或丟失。決定保存多少歷史數據。如果有必要,對過時或冗余數據進行清理和格式化。早期先遷移靜態數據可能遷移的,動態數據可以保留到最后。注意:從舊的系統將數據遷移到新的ERP軟件是最耗時的環節。

5.沒有清晰的時間表或預算

不同的企業對于ERP實施的時間計劃是不同的。有的企業為了更好地控制過程,會放慢搭建進程。不過,在現實中,很多企業會選擇加快搭建進程,這也常常成為失敗的主要原因;要么遺漏了某些細節,要么沒有完成培訓,或者關鍵決策沒有經過審查,最終企業要承受由此帶來的后果。沒有清晰的時間表容易導致工作懶散,從而使費用嚴重超出預算。

6.對供應商缺乏調查

要避免ERP供應商的能力與企業的需求不匹配。企業應該多參考幾家供應商,對每個ERP解決方案進行背景調查??此塹拇右凳奔?;是否能滿足你的特定行業或企業的需求;是否具有足夠靈活的商業模式滿足企業不斷變化的需求;有沒有參考案例;解決方案是否全面,有沒有經驗豐富的團隊參與規劃、實施、培訓和提供持續的支持;他們表現得像合作伙伴,還是推銷員。只有供應商能夠滿足自己的需求,最終才會帶來令人滿意的成果。

7.不理解或不使用關鍵特性

如果對ERP軟件的功能缺乏了解、培訓,或管理層沒有推進全面實施,最終會造成資源的浪費。

8.系統故障

在正式運行ERP軟件之前進行測試是非常必要的——盡可能模擬用戶數量和行為,對過程進行調整,避免意外?;?。

9.培訓不充分

如果企業不重視培訓,那么上線ERP就會伴隨一定的風險,也不會在未來獲得最佳投資回報。大多數ERP廠商會在產品上線后提供后續的服務和支持。企業的員工在接受了廠商的培訓后,再根據自己的行業、獨特的生產流程甚至加入自己的個人特色,是很重要的。

10.保留原有應用程序

保留并使用老技術(遺留應用程序),除了供參考之外,通?;岬賈律實拖?、容易使員工混淆;企業可以繼續支付遺留應用程序的維護、硬件更換和升級并使之與ERP相配合。但真正在ERP實施后就應該與遺留應用程序說再見了。

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